Villa Kakelkous
Wat is interactief?
Hoewel drugsgebruik geen goed idee is tijdens een publieke dialoog, is er één uitzondering en dat is de LSD van iedere goede dialoog: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Het maakt dat voorzitters en deelnemers tijdens een gesprek zich beter kunnen inleven in de argumenten en zienswijzen van anderen. Het zorgt er ook voor dat je meer openstaat om van gedachten te veranderen en het risico te nemen je gestolde overtuigingen overboord te gooien.
Specifiek voor voorzitters draait interactiviteit bovendien om het op orde hebben van enkele ‘procedurele regels’ zodat de structuur van de bijeenkomst zichtbaar wordt. Denk aan het vooraf rondmailen van een agenda, het benoemen van het doel van de vergadering, het expliciteren van rollen en eigenaarschap ten aanzien van actiepunten en het bespreken van de notulen. Ook is het belangrijk om een bijeenkomst duidelijk te openen (mensen welkom heten) en af te ronden (uitspraken doen over de voortgang).
Tijdens een dialoog moet ook duidelijk zijn hoe je het woord krijgt en moet iedereen het gevoel hebben genoeg spreektijd te krijgen. Tot slot is de indeling van de ruimte van belang: kan iedereen elkaar aankijken? Zijn er genoeg mogelijkheden om non-verbale lichaamstaal te uiten en te interpreteren?
Context
De vaardigheden die onder het vorige kopje zijn beschreven, zijn vooral belangrijk voor voorzitters. Vaak zijn dit professionals die zich hard maken voor de publieke zaak tijdens wijkgesprekken zoals wijkmanagers, wijkregisseurs, community builders, etc.
Observatie
Voorafgaand aan de vergadering van een community builder met enkele bewoners die een lokaal kunstfestival willen organiseren, is er enige stress bij deze frontlijnwerker te bespeuren. Hoewel het een vrolijke groep mensen is, zijn ze ook wel vaak kritisch en zou je ze enigszins kunnen typeren als een stelletje kakelaars: bij ieder overleg wordt er enthousiast en hard door elkaar gepraat en springt iedereen van de hak op de tak. Het gevolg is dat er weinig structuur in de vergadering zit, de vergadering veel langer duurt dan nodig is, dat mensen elkaar in de rede vallen en het onduidelijk is hoe besluiten worden genomen.
Daarnaast geeft de community builder aan – vanwege dit stroperige gedoe – de neiging te hebben mensen woorden in de mond te leggen. Ze smeert bewoners af en toe haar eigen ideeën aan zodat het participatieproces in haar beleving een stuk sneller verloopt. Zelf heeft ze vaak last van een vol hoofd. Ze vergeet om agendapunten die zijn afgerond, even kort samen te vatten. Ook spreekt ze niet duidelijk uit welke acties er uit de agendapunten voortvloeien en wie dat gaat oppakken.
Doordat het vergadergebeuren eruitziet als een soort Villa Kakelkous, wordt de community builder ook nog eens voortdurend zelf in de rede gevallen. Het is onduidelijk wie er op welk moment aan het woord mag komen. Ze besluit het eens helemaal anders te doen en gaat de vaardigheden oefenen die samenhangen met het voeren van een interactief gesprek.
Effect
De vergadering verloopt een stuk voorspoediger dan gewoonlijk het geval is. Het valt de deelnemers op dat de community builder veel meer vragen stelt. “Vertel eens over dat kunstwerk, Kabouter Buttplug wordt het ook wel in de volksmond genoemd toch?” Dit creëert een goede aandachtsspanne bij de drukke bewoners. De vergadering gaat lekker vlot, iedereen kan zijn zegje doen, deelnemers zijn het eens met de tussentijdse samenvattingen en het is duidelijk wat de vervolgstappen zijn. Community builder: “Dus die routeborden gaan weg. Daarnaast gaan we een toegangshekje bij de ingang van het festival plaatsen. En ik ga nog achter de kunstenaar van die kabouter aan. Deze info zet ik op de mail voor jullie”.
Twintig minuten voor de eindtijd, verlaat iedereen vrolijk de vergaderruimte. De community builder had minder last van chaos in haar hoofd. Ze had achteraf ook het gevoel dat het extra inzetten op het samenvatten van de agendapunten zorgde voor het bekrachtigen van het vertrouwen en commitment bij de bewoners. Op de een of andere manier waren de bewoners veel positiever gestemd dan normaliter.
Tips
De community builder geeft achteraf aan dat ze nog een tip heeft naast het hanteren van de beschreven ‘procedurele regels’: “het maken van aantekeningen is een prettige manier om je even mentaal terug te trekken tijdens het gesprek”. Het geeft extra tijd om na te denken over de vraag ‘hoe moet ik op deze situatie reageren’? Het kan daarbij ook helpen om dat af en toe hardop te benoemen bij de deelnemers: “Ik schrijf even verder en moet even nadenken”.
Over hoe je kunt voorkomen dat deelnemers aan een gesprek elkaar steeds in de rede vallen: Ze vallen me steeds in de rede!
Over het belang van het benoemen van heldere vervolgstappen aan het einde van iedere vergadering: Voorwaarden aan en resultaten van wijkgesprekken
Over het empathisch reageren op bewoners waardoor je hen sneller meekrijgt: Hoe maak je een wijkgesprek gelijkwaardig
Over een beter verlopende vergadering als er een gedeeld belang is: Hoe maak je een wijkgesprek van algemeen belang
Over de invloed van de vergaderruimte op de gewenste uitkomsten van een goed gesprek: Ruimte voor een goed gesprek?