Context/situatie
Jaarlijks organiseren de wijkbewoners een evenement waarvoor ze een vergunning aanvragen bij de gemeente. Maar dit gaat volgens de bewoners altijd zeer moeizaam. Bewoners van de wijk hebben het gevoel dat de gemeente hun wijk achterstelt. Ze zijn van mening dat vergunningen voor evenementen niet of expres heel laat worden gegeven. Ook vinden ze dat de gemeente niet wil investeren in de wijk en de bewoners harder aanpakken dan de bewoners van andere wijken.
Tijdens een wijkavond wordt er samen met de gemeente onderzocht waarom het vergunningstraject voor het jaarlijkse evenement zo moeizaam verloopt. Aanwezig zijn meerdere wijkbewoners en ambtenaren (waaronder de wijkmanager) en twee onafhankelijke onderzoekers.
Probleem en inzet dialoog
Naar aanleiding van de uitkomsten van een onderzoek willen de deelnemers aan het gesprek met elkaar bespreken waarom het aanvragen en verkrijgen van de vergunning voor het jaarlijkse evenement altijd zo moeizaam verloopt.
Beschrijving
Bewoners geven aan dat ze in januari de vergunning voor het jaarlijkse evenement aanvragen maar dat deze regelmatig pas zes maanden later wordt goedgekeurd. Dit is dan maar een paar dagen voor de beoogde datum van het evenement. De bewoners denken dat hun wijk bewust wordt gefrustreerd bij het doen van de aanvraag. De aanvraag wordt laat goedgekeurd en soms komen er vanuit de gemeenten allemaal extra eisen bij waar de bewoners dan binnen een paar dagen aan moeten voldoen.
Tijdens de presentatie van het onderzoek en het afsluitende gesprek blijkt dat er op verschillende niveaus miscommunicatie bestaat tussen wijkbewoners en gemeente. Er komt naar voren dat het voor de bewoners onduidelijk is bij welk loket de aanvraag nu precies moet worden gedaan. De betreffende gemeente heeft meerdere loketten voor het aanvragen van verschillende evenementen. Ook blijkt dat het geen zin heeft om de aanvraag zes maanden van tevoren te doen, omdat de gemeente toch wacht om de situatie op dat moment te beoordelen. De bewoners waren niet op de hoogte van de werkwijze van de gemeente. En de bewoners voelen zich miskend omdat ze zelf erg veel aan de veiligheid van het evenement bijdragen wat de gemeente niet lijkt te waarderen.
Vanuit de conclusies van het onderzoek wordt toegezegd dat er een vaste contactpersoon komt speciaal voor de aanvraag van het evenement om een betere communicatie tijdens het proces te garanderen. De gemeente wil werken aan het herstel van vertrouwen en concludeert: “met de conclusies van het onderzoek eindigt het niet, maar begint het pas”.
Reflectie vanuit de professional
De betrokkenen reflecteren positief op het onderzoek en het gesprek. De gemeente geeft aan de bewoners meer mee te nemen in de besluitvorming en de uitvoering van de actieplannen: “Geen geeltjes plakken meer, maar de kennis en kunde van bewoners echt meenemen tijdens het afgeven van de vergunningen, en het hele traject erna”.
Korte duiding
In dit praktijkvoorbeeld staat het verschil tussen de ambtelijke wereld en leefwereld centraal. En deze twee werelden leken in dit voorbeeld amper te communiceren met elkaar. Onafhankelijk onderzoek was nodig om de problemen naar boven te halen. Bewoners waren niet op de hoogte van de juiste indieningsmomenten, dat er meerdere aanvraagloketten bestonden, en ze voelden zich niet gewaardeerd voor hun eigen inspanningen om het evenement veilig te laten verlopen. Een vast contactpersoon moet de communicatie tussen gemeente en wijkbewoners sterk verbeteren en waar mogelijk de huidige kennis en kunde van de bewoners beter gaan benutten.
Over hoe de verschillende perspectieven van en de relatie tussen gemeente, wijkprofessionals en bewoners soms tot miscommunicatie kunnen leiden: De relatie tussen gemeente, wijkprofessionals en wijkbewoners
Over de soms lastige rol van de wijkprofessional die moet schipperen tussen het dienen van de gemeente enerzijds en de belangen van burgers anderzijds: De (historische) verantwoordelijkheid van wijkprofessionals
Over hoe je informatie beter op elkaar kunt afstemmen zodat er geen misverstanden in de communicatie ontstaan: Hoe maak je een wijkgesprek informatief
Over hoe je uit de sfeer van vooroordelen en verwijten over en weer kunt komen: Bevraag elkaar op vooroordelen