Verlegenheidssituatie
De inspreekmiddag bedoeld voor diverse belanghebbenden van park Groenendael lijkt op het eerste gezicht goed voorbereid: in het publiek bevinden zich – naast enkele betrokken bewoners – alle voorzitters van het plaatselijke zwembad, de moestuin, de manege en de scoutingclub. Ze hebben zich goed voorbereid om hun bezwaren en wensen voor de herprofilering van het park kenbaar maken. Zij weten zich gesteund door enkele actieve verenigingsleden en overige bewoners.
Voorin het zaaltje zitten aan een rechthoekige tafel de wethouder, enkele ambtenaren en de voorzitter van de wijkraad. Ook zij lijken prima voorbereid: de iPads staan uitgeklapt, iedereen is voorzien van een glas water en de beamer werkt. Een van de ambtenaren heet iedereen welkom en kondigt aan dat de voorzitters van de wijkclubs beurtelings hun voordracht mogen houden.
Op de een of andere manier blijft de interactie tussen alle aanwezigen statisch. Het wordt maar geen gedeeld gesprek terwijl het thema dat op tafel ligt daar wel om vraagt. De volgende uitspraak zegt genoeg. Een van de bewoners zegt tegen een voorzitter van een wijkvereniging: “Kunt u zich even voorstellen, wie u bent en waarvan u bent, want ik kijk nu tegen uw rug aan en heb verder geen idee wie er spreekt”.
Probleem
De barmedewerkster helemaal achter in de zaal heeft iedereen van een glaasje frisdrank en koffie en thee voorzien en ziet het hele gebeuren met lede ogen aan. Zien de hoge heren en dames aan de tafel dan niet wat hier misgaat? De aanwezigen in de zaal zijn in rijtjes van twee in een soort locomotiefvorm opgesteld, braaf kijkend naar de tafel met afgevaardigden van de gemeente en de wijkraad.
De voorzitster van het zwembad die als eerste van de wijkverenigingen het woord mag voeren, blijft op haar stoel zitten en leest het verhaal voor vanaf haar blocnote. Ze kan alleen oogcontact maken met de deelnemers aan tafel. Het verhaal is moeilijk verstaanbaar en maakt niet veel impact op de aanwezigen. De voorzitter van de moestuin die daarna aan de beurt is, ziet dat dit niet werkt zo en houdt zijn betoog staand. De voorzitster van de manege doet dit ook, maar het valt niet mee om met een tablet in de hand staand een voordracht te houden als je bijna niemand in de ruimte goed kan aankijken.
De voorzitter van de scoutingclub is als laatste aan de beurt en besluit intuïtief tijdens zijn staande pleidooi steeds een meter vooruit te kruipen. De barvrouw kan haar lachen bijna niet inhouden. Wat een situatie! Tegen de tijd dat hij klaar is met zijn voordracht, staat hij namelijk zowat tegen de tafelrand aangeplakt en kan hij bij wijze van spreken de aantekeningen van de wethouder zonder leesbril inkijken.
De scoutingclub krijgt een daverend applaus van alle aanwezigen. Maar is dat wel eerlijk? De andere voorzitters hadden net zo’n kloppend betoog, maar kwamen minder gloedvol over. De locomotiefopstelling van de ruimte leek eerder op een stiltecoupé. Van een echte uitwisseling was geen sprake.
Doel
Het doel van de bijeenkomst was de mogelijkheid tot inspraak met daaropvolgend een goede uitwisseling van ideeën en argumenten. Dat doel wordt doorgaans gefaciliteerd door de gebruikelijke routines aandacht te geven: er is een zaal gehuurd, er is een agenda rondgemaild, iedereen heeft zijn punten goed voorbereid, de techniek werkt en er is wat te drinken met koekjes voor wie wil. Maar het op een effectieve manier spreekwoordelijk ruimte maken voor een goed gesprek is ook letterlijk gelegen in de opstelling van de fysieke ruimte zélf.
Aanpak
Denk van tevoren goed na over het type ruimte waar de vergadering staat gepland. Zijn er genoeg stoelen? Kan iedereen elkaar in de ogen kijken? Zijn er voldoende mogelijkheden om non-verbale lichaamstaal te interpreteren? Is de akoestiek goed? Is er genoeg licht zodat mensen hun aantekeningen kunnen lezen?
Het kan helpen om voor een ronde opstelling te kiezen of een carrévorm, en dus zeker niet voor een opstelling in de vorm van een stoptrein. Een tafel vooraan waarin de zogenaamd ‘hoger geplaatsten’ los van de overige aanwezigen worden geplaatst, maakt het gesprek er bovendien niet gelijkwaardiger op.
Tot slot is het belangrijk om deelnemers in een kring of carré gemengd op te stellen. Zet niet alle bewoners bij elkaar, alle wijkagenten, alle ambtenaren, et cetera. Het gevaar is dat er al snel ‘kampen’ ontstaan. Als experiment zou je als organisator vooraf zelf de plaatsnaambordjes neer kunnen zetten. Als het mengen van rollen voor het type vergaderingen dat je organiseert niet gebruikelijk is voor de deelnemers, kun je deze wijziging ook benoemen bij de opening van de bijeenkomst. Door de gedachte achter de gekozen opstelling actief te benoemen, draag je ook bij aan het inhoudelijke doel van de bijeenkomst.
Reflectie achteraf
De barvrouw kan het niet laten om nadien haar observaties te delen met de deelnemers van de tafel. Ze zegt een gevoel van plaatsvervangende schaamte te hebben ervaren toen de voorzitter van het wijkberaad tegen mensen die later binnenkwamen, zei: “Sorry, we hebben geen stoelen meer, wilt u alstublieft achter in de zaal blijven staan bij de bar?” Als door de wol geverfde horecaprofessional weet ze hoe belangrijk het is om de mensen een welkom gevoel te geven. De indeling van de ruimte is daarbij net zo belangrijk als de hapjes en drankjes die je serveert. Ook geeft ze aan dat het voor haar weinig praktisch was om iedereen bij te schenken. En de mensen die te laat binnenkwamen, hoopten zich op voor haar bar. Dat belemmerde haar zicht op deze bizarre vergadering. Maar dat laatste zegt ze maar niet.
Over hoe je een gesprek minder statisch en dus meer interactief laat verlopen: Hoe maak je een wijkgesprek interactief
Over hoe je de opstelling van de ruimte beter kunt benutten door jezelf zichtbaarder op te stellen als wijkprofessional: Ze vallen me steeds in de rede!