Verlegenheidssituatie
Een wijkregisseur heeft bijna alles in huis om zijn werk goed uit te kunnen voeren: hij heeft veel kennis van procedures en subsidieregelingen, maakt graag grapjes met bewoners en is een graag geziene gast in de wijk. Hij vindt zijn werk oprecht leuk en het loopt allemaal best op rolletjes. Maar er is een ding wat hem minder goed af gaat. Telkens als hij een vergadering voorzit, wordt hij in de rede gevallen. Het maakt niet uit door wie: door bewoners, door collega’s, eigenlijk door iedereen met wie hij aan tafel zit. Hoe kan dat nou? Hij is enthousiast, heeft de agenda altijd goed voorbereid en is ook nog eens empathisch naar bewoners toe!
Op een dag schuift een onderzoekster naar dialoogvaardigheden bij een vergadering aan om de wijkregisseur te observeren. Hij staat open voor een nieuwe leerervaring en is benieuwd naar de waarnemingen van de onderzoekster. Ook wil hij graag samen sparren met haar hoe hij kan voorkomen dat mensen hem steeds onderbreken en niet laten uitpraten.
Probleem
De onderzoekster wordt aan het begin van de vergadering geïntroduceerd door de wijkregisseur. Niemand maakt bezwaar tegen haar observaties. De vergadering is nog geen tien minuten bezig, of het in de rede vallen doet al zijn intrede. Het eerste wat de onderzoekster opvalt, is de lichaamshouding van de wijkregisseur. Hoewel hij kundigheid en enthousiasme uitstraalt, zit hij er ook wat ineengedoken bij. Hij straalt weinig ‘aanwezigheid’ uit. Als hij praat heeft hij vaak de neiging om zijn hand voor zijn mond te houden, alsof hij zichzelf relativeert.
Ook valt het op dat hij de deelnemers vooraf niet heel duidelijk wegwijs maakt met enkele spelregels. Zo’n spelregel is bijvoorbeeld: duidelijkheid geven over de volgorde van de bespreking van de agendapunten en notulen. De vergaderingen verlopen enigszins chaotisch en een typische uitspraak van deze wijkregisseur is dan ook: “We gaan van hot naar her maar ik wil nu verder met het bespreken van de stand van zaken”. Een andere gespreksregel die ontbreekt, is om aan het begin van de bijeenkomst voor te stellen dat alle bewoners eerst beurtelings alle vragen mogen stellen waarop de antwoorden volgen óf voorstellen dat er per vraag wordt geantwoord.
Door dit gebrek aan structuur is het voor niemand duidelijk wanneer er een punt kan worden ingebracht. Zodoende breekt iedereen in wanneer er een persoonlijke behoefte daartoe bestaat. ‘En ach’, zo lijken de aanwezigen te denken, ‘die voorzitter is sympathiek en straalt niet zo veel overwicht uit, dus als niemand door hem tot de orde wordt geroepen, moeten we zelf de agenda maar bewaken, toch?’
Doel
In het voorgesprek met de onderzoekster geeft de wijkregisseur aan dat hij een servicegerichte instelling heeft: hij vindt het belangrijk dat iedereen zijn zegje kan doen. Maar hij ziet ook in dat als hij zichzelf iets meer positioneert, zowel fysiek als qua structuur, dit doel met veel minder stress wordt behaald. Want soms heeft hij het gevoel dat het afwerken van de agendapunten een race tegen de klok is, waarbij niet alle bewoners aan het woord zijn gekomen. Het zou fijn zijn als iedereen zijn zegje kan doen, maar dat de mensen aan tafel ook iets meer respect hebben voor de voorzitter. Hij zal, duidelijker dan hij nu doet, een signaal moeten geven wanneer hij uitgesproken is en/of anderen hun punt mogen maken zonder hem steeds te onderbreken.
Aanpak
Samen met de onderzoekster wordt afgesproken om bij de tweede avond een iets andere werkwijze te hanteren. De wijkregisseur neemt zichzelf voor een meer zichtbare plaats in te nemen tussen de deelnemers aan de carrévormige tafel (door letterlijk in het midden te gaan zitten). Ook zegt hij toe duidelijker in te zetten op het vooraf verkondigen van enkele gespreksregels. Door bovendien strakker de agenda te beheren, door meer duidelijke afrondingen en overgangen aan te kondigen tussen de agendapunten in, hoeft hij zich minder zorgen te maken of iedereen wel aan bod komt. Dan wordt ook duidelijk voor de deelnemers waar in het verhaal ze zich bevinden, zodat onderbreken en vooruitsnellen op agendapunten niet meer nodig is.
Reflectie achteraf
De wijkregisseur en onderzoekster evalueren beide avonden: de eerste avond waarop de onderzoekster het voorzitterschap van wijkregisseur observeerde en de tweede avond waarop de wijkregisseur met concrete tips en adviezen aan de slag ging. Het valt de onderzoekster op dat de wijkregisseur ook op de tweede avond nog vaak in de rede wordt gevallen. Opvallend vaak door collega’s. Een bijkomend probleem dat daarbij zichtbaar wordt, is dat zijn collega’s daarmee ook een deel van de agenda ‘kapen’. Bij het tweede overleg hoorde de onderzoekster de collega-ambtenaar tegen de wijkregisseur zeggen: “Jij bent weer”. Dit lijkt een neutrale opmerking, maar is het niet juist de voorzitter die aangeeft wie wanneer aan de beurt is met spreken?
Interessant is de eigen ervaring van de wijkregisseur. Zelf concludeert hij het eigenlijk niet zo erg te vinden als bewoners hem in de rede vallen. Hij heeft immers die servicegerichte instelling! Hij vindt het daarentegen veel vervelender als collega-ambtenaren hem niet uit laten spreken. Dit voelt op een bepaalde manier meer respectloos dan de momenten waarop bewoners hem ongevraagd onderbreken.
Over hoe je problemen ondervindt wanneer deelnemers aan een gesprek elkaar niet in de ogen kunnen kijken: Ruimte voor een goed gesprek?
Over hoe je je voordeel kunt doen met het hanteren van heldere gespreksregels, structuur en duidelijkheid wanneer iemand spreektijd krijgt: Hoe maak je een wijkgesprek interactief